Un pontaj bun nu e birocrație. Este:
- unealtă de facturare (ca să facturezi corect și fără emoții)
- unealtă de comunicare cu clientul (ca să fiți de acord pe “ce s-a livrat”)
- unealtă de management personal (ca să îți estimezi și să îți setezi tariful realist)
Dacă vrei să fii “serios” ca contractor, pontajul e o parte din profesionalism.
TL;DR
- Ține pontajul zilnic, nu la final de lună.
- Urmărește și timpul nebillabil (altfel îți subevaluezi munca).
- Ține descrieri scurte, dar suficient de clare încât să justifici factura.
- Aliniază-l cu contractul: unitate (oră/zi), rotunjiri, aprobări, pauze.
- Condica de prezență
Toggl Track pentru pontaj
Pentru contractori și echipe mici: pontaj zilnic, billable vs nebillable și rapoarte clare pentru facturare.
- Billable vs nebillable (ca să nu îți subevaluezi munca).
- Rapoarte ușor de exportat (CSV) pentru client/facturare.
- Fără “monitorizare” intruzivă (focus pe utilizare, nu pe micromanagement).
Link afiliat (ne poate aduce un comision fără costuri extra pentru tine).
Pentru cine este
- Freelanceri/contractori care facturează în România (PFA/SRL).
- Oameni care trec de la CIM la B2B și își fac fluxul de facturare.
- Oricine vrea să nu mai “ghicească” orele billabile și să-și optimizeze tarifele.
Pasul 1: aliniază pontajul cu contractul (înainte să începi)
Conflictele apar când contractul și pontajul vorbesc în unități diferite.
Clarifică:
- unitatea: oră, zi, săptămână?
- rotunjire: la 5/10/15 minute sau exact?
- unitate minimă facturabilă: 0,5h? 1h? 1 zi?
- aprobări: cine aprobă și când?
- pauze: se scad sau sunt incluse?
- on-call: disponibilitate vs ore efectiv lucrate?
Scrie regulile sus în template și trimite-le clientului.
Pasul 2: ce urmărești (minim viabil)
Minim:
- data
- proiect/client (și eventual subproiect)
- ore (sau start/end)
- descriere scurtă (“ce ai făcut”)
Descrieri bune:
- scurte (1 linie)
- specifice (menționează un livrabil/outcome)
- fără date sensibile (nu pui PII sau detalii confidențiale)
Exemple:
- “Implement endpoint X + teste”
- “Debug incident producție + notes RCA”
- “Sprint planning + refinement backlog”
Pasul 3: billabil vs nebillabil (urmărește ambele)
Ține două categorii:
- Billabil: munca livrabilă conform contractului
- Nebillabil: planificare, propuneri, admin, învățare, documentație, context switching
De ce contează:
- dacă facturezi doar billabilul și ignori nebillabilul, “tariful real” pe oră îți scade fără să observi
- raportul te ajută să optimizezi: mai puține meetinguri inutile, scope mai clar, planificare mai bună
Pontajul se leagă direct de tarif: vezi Tarif orar freelancer: formulă + downtime și calculează rapid în Calculator tarif orar freelancer.
Pasul 4: start/end vs “doar ore”
Două abordări:
- start/end (mai defensibil, mai ușor de justificat)
- total ore/zi (rapid, dar se “umflă” sau se “micșorează” ușor)
Dacă ai pauze sau zi fragmentată, start/end + pauză e mai sigur: folosește Calculator ore cu pauză (sau Calculator ore dacă nu ai pauze).
Pasul 5: revizuire săptămânală (obiceiul care previne haosul)
Workflow simplu:
- notezi zilnic (2 minute la final de zi)
- revizuiești săptămânal (10–15 minute)
- facturezi lunar pe totaluri aprobate
La review săptămânal:
- verifici zile “prea mici” sau “prea mari”
- corectezi descrierile cât memoria e proaspătă
- aliniază categoriile cu contractul
- semnalezi devreme scope creep-ul
Pasul 6: “evidence” (fără să devii paranoid)
Clientul poate întreba: “ce am primit pentru orele astea?”
Nu ai nevoie să trimiți detalii sensibile, dar e bine să poți susține factura cu:
- pontaj
- ticket/PR IDs (nu text intern confidențial)
- note de meeting la nivel înalt
La clienți enterprise poate exista un format impus. Păstrează principiile, adaptează template-ul.
Pasul 7: din pontaj în factură (practic, România)
Flux curat lunar:
- exporți orele/zilele aprobate
- generezi factura (și chitanța dacă e cazul)
- aplici TVA dacă e relevant (plătitor TVA)
Unelte: Generator factură, Generator chitanță și, dacă e relevant, Calculator TVA (plus Extrage TVA / Adaugă TVA).
Dacă clientul cere e-Factura, verifică workflow-ul: vezi RO e-Factura: ghid practic.
Greșeli frecvente (și cum le eviți)
- completezi retroactiv (memoria “minte”, iar nebillabilul dispare)
- nu aliniază unitatea cu contractul (oră vs zi)
- lipsesc descrierile (crește riscul de dispute)
- ești prea precis și pierzi timp (alege o rotunjire simplă, compatibilă cu contractul)
- amesteci clienți/proiecte fără separare (facturi ambigue)
Notă despre confidențialitate (mai ales în IT)
Pontajul este un document care poate circula (client, contabil, audit). De aceea:
- evită date personale (nume complete, emailuri, numere de telefon)
- evită detalii sensibile despre vulnerabilități/incidente (scrie la nivel înalt)
- folosește ID-uri (ticket/PR) în loc de descrieri interne lungi
Un pontaj “curat” te protejează și îți face și factura mai ușor de acceptat. În plus, îți păstrează reputația profesională când schimbi clienți sau proiecte mereu.
Întrebări frecvente
Cât de detaliat trebuie să fie pontajul?
Suficient de detaliat încât să justifici factura, dar nu atât de detaliat încât să scapi informații sensibile. 1 linie per intrare e de obicei suficient dacă livrabilul e clar.
Are sens să urmăresc timpul de învățare?
Da. Chiar dacă e nebillabil, îți afectează costul real și deciziile de tarif.
Ce citesc mai departe?
Pentru continuitate, vezi tariful orar (formulă + downtime) și facturare (factură/proformă/chitanță).
