PFA vs SRL (2026): ghid practic pentru contractori IT

Dacă facturezi ca IT contractor în România, apare aproape inevitabil întrebarea: PFA sau SRL?

Acest ghid nu înlocuiește un contabil și nu îți spune „ce e mai bine pentru toată lumea”. Îți dă un cadru de decizie, scenarii tipice și o listă de lucruri pe care să le calculezi înainte să alegi.

TL;DR

• Alege PFA când vrei simplitate, ai cheltuieli relativ mici și îți place să știi „unde e fiecare leu”.
• Alege SRL când vrei flexibilitate (cheltuieli, angajați/subcontractori, cashflow), accepți mai mult admin și ai motive să separi banii firmei de cei personali.
• Nu lua decizia din auzite. Rulează scenarii reale și notează ipotezele.

Schimbări relevante în 2026

• Impozitul pe dividende este 16% pentru dividende distribuite începând cu 1 ianuarie 2026.
• Cota standard TVA este 21%, cota redusă este 11% (verifică aplicabilitatea).
• Salariul minim folosit la praguri este 4.050 RON până la publicarea unei actualizări oficiale pentru 2026.

Pentru cine este ghidul

• Pentru cine trece de la CIM la B2B și vrea să evite un setup nepotrivit.
• Pentru contractori care facturează deja și vor să optimizeze (legal, fiscal, operațional).
• Pentru oameni care vor să înțeleagă cum se leagă PFA/SRL de TVA, facturare și cashflow.

Înainte să decizi: 4 întrebări care clarifică rapid alegerea

1) Vrei simplitate sau flexibilitate?

PFA tinde să fie mai simplu (mai puține mișcări, mai puține „straturi”). SRL tinde să fie mai flexibil, dar cere disciplină (documente, procese, relație cu contabilul).

2) Cum arată cheltuielile tale reale?

Nu doar „laptop și internet”. Include:

• contabilitate
• tool-uri și abonamente
• echipamente, licențe
• deplasări, coworking
• training/certificări

Cheltuielile nu sunt doar un număr: influențează și timpul tău (admin) și modul în care lucrezi cu clienții.

3) Ai nevoie de credibilitate / structură pentru clienți?

Unii clienți (mai ales corporate) preferă SRL și procese clare (PO, termeni, SLA). Dacă știi că asta e targetul tău, nu ignora acest criteriu doar pentru o diferență mică de taxe într-un scenariu.

4) Ce vrei să optimizezi: netul pe termen scurt sau predictibilitatea?

Un net mai mare într-un scenariu optimist nu ajută dacă:

• ai luni fără factură
• ai plăți întârziate
• ai costuri fixe subestimate

De aceea, fă minim două scenarii: conservator și optimist.

Cum folosești calculatorul (ca să iasă ceva util)

Folosește Calculatorul PFA vs SRL (2026).

1. Introdu un venit anual realist (nu maximul posibil).
2. Alege un nivel de cheltuieli care se potrivește cu realitatea ta (nu cu „idealul”).
3. Selectează obiectivele (simpliciate vs optimizare vs creștere/credibilitate).
4. Rulează de cel puțin 2 ori:
   • scenariu conservator (venit mai mic + buffer)
   • scenariu optimist (venit mai mare + cheltuieli reale)

Important: calculatorul este un estimator (nu un motor complet de fiscalitate). Dar e suficient ca să vezi direcția și sensibilitatea: „la mine contează mai mult cheltuielile sau venitul?”

Scenarii tipice în IT (și ce să urmărești)

Scenariul 1: „Dev solo, cheltuieli mici”

Semnal: facturezi în principal timp, ai puține costuri recurente, vrei să petreci cât mai puțin timp cu admin.

Ce urmărești:

• cât de mare e diferența de net între PFA și SRL la venitul tău
• cât de mult te afectează o lună fără factură (buffer)

Scenariul 2: „Consultant cu cheltuieli recurente”

Semnal: ai training, certificări, tool-uri scumpe, travel, coworking sau echipamente frecvente.

Ce urmărești:

• dacă flexibilitatea SRL îți oferă avantaj real pentru stilul tău de lucru
• dacă îți e ușor să documentezi cheltuielile și să păstrezi procesele curate

Scenariul 3: „Vrei să scalezi (subcontractori / echipă)”

Semnal: vrei să colaborezi cu alți contractori sau să angajezi.

Ce urmărești:

• cât de simplu poți opera plăți recurente și contracte multiple
• cum arată cashflow-ul (încasări, plăți, buffer)

Scenariul 4: „Ai clienți externi / procese corporate”

Semnal: PO-uri, termeni de plată 30/60 zile, cerințe de compliance.

Ce urmărești:

• procesul de facturare și documente (invoice, proforma, deviz)
• dacă ai nevoie de e-Factura și cât de des te lovești de XML-uri

Checklist: ce date să ai la îndemână

Înainte să iei decizia finală:

• Venit anual estimat (conservator + optimist)
• Cheltuieli estimate (cu categorii, nu un singur procent)
• Buffer de risc (luni fără factură / plăți întârziate)
• Lista de clienți țintă (startup vs corporate, RO vs extern)
• Preferințe personale: simplitate vs optimizare vs creștere

Unelte conexe (ca să completezi imaginea): pentru TVA folosește Calculator TVA (2026), pentru documente folosește Generator factură, Generator proformă și Generator deviz, iar pentru ore și preț folosește Pontaj online și Calculator tarif orar freelancer.

Recomandare

ContApp pentru contabilitate (PFA/SRL)

Pentru facturi + evidență + organizare: îți simplifică partea administrativă, ca să rămâi cu timp pentru lucru.

• Ușor de folosit pentru facturare și evidență curentă.
• Bun când vrei un workflow mai curat (nu doar “împrăștiat” în fișiere).
• În loc să pierzi ore în admin, îți păstrezi focusul pe proiecte.

Vezi ContApp

Link afiliat (ne poate aduce un comision fără costuri extra pentru tine).

Greșeli frecvente (care costă timp și bani)

• Alegi după cazul altcuiva (venituri/costuri complet diferite).
• Ignori timpul de admin: „taxele sunt X, deci aleg forma Y” (dar tu pierzi 6h/lună în procese).
• Nu modelezi scenariul conservator (venit mai mic + 1 lună fără factură).
• Nu clarifici TVA în preț și te trezești cu negocieri târzii.
• Nu te gândești la e-Factura până când clientul cere XML.

Întrebări frecvente

Pot schimba din PFA în SRL (sau invers) mai târziu?

Da, dar tranziția are costuri, timp și implicații. De aceea e util să alegi o formă care îți susține direcția pe 12–24 luni.

Cum se leagă TVA de alegerea PFA/SRL?

TVA este, în mare parte, un subiect separat de forma juridică, dar îți schimbă cashflow-ul și comunicarea prețului. Vezi TVA pentru contractori IT (2026).

Ezoic / publicitate / monetizare: contează pentru alegere?

Nu direct. Dar dacă construiești un business cu conținut, vei aprecia predictibilitatea proceselor și a cashflow-ului.

Care e pasul următor dacă aleg PFA?

Înțelege taxele și depunerea din Taxe PFA + Declarația Unică (2026).

Următorii pași

Începe cu 2–3 scenarii în Calculator PFA vs SRL (2026), apoi leagă decizia de workflow-ul tău real: dacă facturezi clienți, vezi Factură vs proformă vs chitanță: când folosești fiecare, iar dacă e-Factura e în joc, urmează pașii din RO e-Factura: ghid practic (XML, validare și preview PDF).

Surse

• Legea 141 (2025) (actualizări fiscale, inclusiv impozit pe dividende): https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/302804
• HG 1506 (2024) (salariul minim): https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/293933
• ANAF: https://www.anaf.ro/