RO e-Factura poate fi stresantă dintr-un motiv simplu: documentul „real” este un XML, iar atunci când apare o eroare, mesajele pot fi greu de interpretat.
Ghidul de mai jos este orientat pe pași practici: cum verifici rapid un XML, cum depistezi problemele care apar cel mai des și cum îți creezi un workflow care minimizează greșelile și îți protejează datele (privacy-first).
Nu este consultanță fiscală sau juridică; pentru implementări complexe, confirmă cu contabilul și/sau furnizorul tău de facturare.
TL;DR
- e-Factura înseamnă, practic, factură în format XML standardizat (de multe ori UBL) + transmitere prin fluxuri oficiale.
- Înainte de încărcare, fă 2 verificări:
- preview lizibil (XML → „PDF”)
- validare de bază (sanity checks)
- Unelte utile:
- Validarea în browser nu garantează acceptarea oficială, dar prinde cele mai comune probleme.
Ce este e-Factura (practic)
În practică, pentru tine ca freelancer/contractor/firmă:
- generezi factura într-un format XML standardizat (de obicei UBL)
- o transmiți prin fluxul cerut (în funcție de caz)
- primești feedback/confirmare (uneori cu erori greu de citit)
Partea „greu de digerat” este că:
- XML-ul are multe câmpuri
- unele sunt obligatorii în anumite situații
- erorile pot apărea din diferențe mici (totaluri, monedă, câmpuri lipsă)
Privacy-first: unde apar riscurile reale
Facturile conțin aproape mereu date sensibile:
- nume firmă / persoană
- adresă
- CUI/CIF
- valori financiare
Recomandare practică:
- evită să urci XML-uri în tool-uri random fără să știi unde ajung datele
- preferă instrumente care pot face parsing/preview local (în browser)
Uneltele noastre sunt concepute să nu îți ceară „upload pe server” pentru preview/validare de bază: Transformare XML e-Factura în PDF și Validare XML e-Factura.
Checklist rapid: ce verifici în 60 de secunde
Înainte să trimiți mai departe (client/contabil/sistem), verifică:
- Există un ID al facturii (număr).
- Există IssueDate (data emiterii).
- Există furnizor (supplier) și beneficiar (customer) cu nume.
- Există cel puțin o linie de factură.
- Totalurile sunt prezente (subtotal/TVA/total) sau ai o explicație clară de ce lipsesc.
- Moneda este consistentă (ex: RON/EUR) și nu apare „gol”.
Greșeli frecvente (și cum le depistezi)
1) XML invalid (parser error)
Simptom: tool-ul raportează „Invalid XML” sau „parser error”.
Cauze tipice:
- fișier tăiat/rupt
- caractere invalide
- encoding incorect
Ce faci: cere reexport din soft sau regenerează XML-ul.
2) Lipsesc părți obligatorii (furnizor/beneficiar)
Simptom: nu apare numele furnizorului sau al beneficiarului.
Ce faci:
- verifică dacă softul a completat datele firmei
- verifică dacă ai trimis clientului forma corectă de entitate (PFA/SRL) și datele fiscale cerute
3) Totaluri care nu se potrivesc
Simptom: suma liniilor nu bate cu subtotal/TVA/total.
De ce se întâmplă:
- rotunjiri diferite (pe linie vs pe total)
- TVA calculat altfel decât te aștepți
- discount aplicat pe net vs pe total
Ce faci:
- verifici totalul liniilor
- verifici baza vs TVA vs total (folosește Calculator TVA (2025) pentru sanity-check)
- regenerezi XML-ul din sursa oficială/soft (nu edita manual dacă nu ești sigur)
4) Monedă / formatări
Simptom: lipsă currency code sau valori interpretate greșit.
Ce faci:
- confirmi moneda facturii (RON/EUR)
- eviți amestecul de valute în aceeași factură
Cum folosești unealta XML → PDF (preview)
Scop: să vezi rapid dacă XML-ul „arată corect” pentru un om.
Pași:
- Deschide Transformare XML e-Factura în PDF
- Încarcă XML-ul
- Verifică:
- furnizor/beneficiar
- linii (descriere, cantități, prețuri)
- totaluri (subtotal, TVA, total)
- Dacă ai nevoie de arhivă lizibilă: Print → Save as PDF
Tip: salvează PDF-ul lângă XML pentru căutare rapidă în viitor.
Cum folosești validarea (sanity checks)
Scop: să prinzi probleme evidente înainte să pierzi timp cu încărcări/respingeri.
Pași:
- Deschide Validare XML e-Factura
- Încarcă XML-ul
- Citește rezultatele:
- erori: probleme care arată că XML-ul nu e „invoice-like”
- avertismente: câmpuri frecvent utile, dar posibil opționale
- Corectează la sursă (soft/emitent) și reîncarcă până dispar erorile
Limitări (ca să nu ai așteptări greșite)
- Un validator simplu în browser nu înseamnă „acceptare garantată”.
- Există reguli care depind de context (tip tranzacție, partener, statut fiscal).
- Pentru conformitate, baza rămâne fluxul oficial și contabilitatea ta.
Întrebări frecvente
Unealta asta înlocuiește portalul oficial?
Nu. Este pentru preview și verificări rapide.
XML-ul meu se urcă pe server?
Scopul este parsing local în browser. Dacă ai cerințe stricte de confidențialitate, verifică politica internă și folosește doar tool-uri pe care le controlezi.
Cum se leagă e-Factura de facturarea normală?
e-Factura schimbă formatul și uneori pașii, dar logica de bază (ce facturezi, preț, TVA, total) rămâne aceeași. Vezi și Factură vs proformă vs chitanță.
Ce fac dacă am probleme repetate la validare?
În 90% din cazuri, soluția este să corectezi la sursă (soft/emitent) și să regenerezi XML-ul, nu să editezi manual.
Următorii pași
Începe cu TVA pentru contractori IT (2025) ca să ai clar diferența între bază, TVA și total, apoi revino la Factură vs proformă vs chitanță pentru regulile de bază.
Pentru partea practică de e-Factura, folosește direct Transformare XML e-Factura în PDF și Validare XML e-Factura ca să prinzi rapid erorile înainte să trimiți documentul.
Surse
- ANAF: https://www.anaf.ro/
- Portal legislație: https://legislatie.just.ro/
