Căutările din România arată aceeași confuzie: factură, proformă, chitanță. Pentru contractori IT (PFA/SRL) confuzia se transformă rapid în fricțiune cu clientul sau cu contabilitatea.
Ghidul de mai jos este practic: ce face fiecare document, când îl folosești, cum îl legi de TVA și cum eviți greșelile care apar des în colaborări B2B.
TL;DR
- Factura este documentul principal prin care ceri plata pentru servicii/bunuri.
- Proforma este, de regulă, un document de tip ofertă/cerere de plată folosit înainte de factură (dacă fluxul clientului o cere).
- Chitanța este, de regulă, confirmarea de încasare în anumite situații (în special legate de numerar / proces intern).
Unelte: Generator factură, Generator proformă și Generator chitanță.
Pentru cine este ghidul
- Freelanceri/contractori IT care facturează clienți din România.
- Oameni care lucrează cu procurement/contabilitate (PO, termeni, aprobări).
- Oricine vrea să pună ordine într-un flux simplu: ofertă → aprobare → factură → (opțional) chitanță.
1) Factură: documentul de bază
Factura este documentul prin care:
- descrii ce ai livrat (servicii/bunuri)
- stabilești totalul de plată (și TVA, dacă e cazul)
- indici termeni de plată (scadență) și datele părților
Unealtă: Generator factură.
Ce să fie clar pe factură (practic)
Chiar dacă cerințele exacte pot varia în timp și în funcție de caz, practic vrei să ai:
- emitent (nume/denumire, adresă, identificatori ceruți de client)
- beneficiar (client)
- număr și dată
- descriere servicii (suficient de clară pentru aprobare internă)
- monedă, subtotal, TVA (dacă e cazul), total
- referință (contract, PO) dacă clientul o cere
Exemple (IT)
- „Servicii dezvoltare software – abonament lunar (Dec 2025)”
- „Servicii consultanță tehnică – 10 ore”
- „Servicii QA/Testing – milestone 2”
2) Proformă: când o folosești și de ce
Proforma este folosită des ca:
- document de aprobare internă (clientul vrea proforma ca să deschidă PO-ul)
- „cerere de plată” înainte de emiterea facturii finale (depinde de fluxul clientului)
Unealtă: Generator proformă.
Când are sens
- Clientul are proces rigid: „trimite proformă, apoi îți aprobăm plata”.
- Vrei să confirmi în scris scope-ul și prețul înainte de a emite factura finală.
Când NU are sens (de obicei)
- Încerci să înlocuiești factura cu proforma și să o folosești ca document final (creează confuzie).
- Clientul îți cere factură direct (nu inventa pași).
3) Chitanță: confirmarea de încasare (în anumite situații)
Chitanța este folosită (în practică) pentru a documenta încasări în anumite situații, mai ales când fluxul implică numerar sau cerințe interne.
Unealtă: Generator chitanță.
Important: cerințele și „când e obligatorie” depind de context. Dacă ai dubii, întreabă contabilul. Unealta de aici este pentru documentare rapidă, nu pentru a stabili obligații legale.
TVA: unde apar cele mai multe greșeli
În facturare, greșelile apar când:
- nu e clar dacă prețul e cu TVA sau fără TVA
- se face confuzie între net și total
- se amestecă valute
Ghid TVA (2025) și unelte rapide: Calculator TVA, Extrage TVA, Adaugă TVA.
Flux recomandat (simplu, de ținut minte)
Flux A: clientul cere proformă
- Trimiți proformă (pentru aprobare/PO).
- După aprobare/livrare, emiți factură.
- Chitanță doar dacă e relevant pentru metoda de plată / cerințe interne.
Flux B: clientul nu cere proformă
- Confirmi în scris scope + preț (email / contract).
- Emiți factură conform livrării și termenilor.
Checklist înainte să trimiți documentul
- Titlul/descrierea serviciului e suficient de clară pentru aprobarea clientului.
- Prețul este clar: cu TVA sau fără TVA.
- Moneda este corectă și consistentă.
- Ai număr și dată (și scadență dacă fluxul o cere).
- Ai referințe cerute de client (contract/PO).
- Dacă ai e-Factura în flux verifică XML-ul când îl primești în Validare XML e-Factura.
Greșeli frecvente
- Trimiți proforma ca și cum ar fi factură finală (clientul se blochează).
- Descrieri vagi: „Servicii IT” (procurement nu poate aproba).
- Nu clarifici TVA și ajungi la renegocieri târzii.
- Nu păstrezi numerotarea/documentele coerente (audit trail slab).
Întrebări frecvente
Clientul îmi cere proformă. E ok?
Da, dacă fluxul lor așa funcționează. Trateaz-o ca un pas de aprobare, nu ca „factura finală”.
Pot factura în EUR?
Da, dacă asta ai agreat. Important e să fii consistent și să eviți amestecul de valute în același total.
Cum leg facturarea de pontaj?
Dacă facturezi pe ore/zile, ține evidența în Pontaj online și atașează un CSV/raport la email dacă clientul cere.
Următorii pași
În practică, aceste trei subiecte apar împreună: TVA pentru contractori IT (2025), RO e-Factura: ghid practic și Tarif orar freelancer: formulă + downtime. Dacă le ai clare, facturarea devine repetabilă și mai puțin stresantă.
Surse
- ANAF: https://www.anaf.ro/
- Portal legislație: https://legislatie.just.ro/
