Generator Chitanță

TL;DR

Generezi o chitanță PDF pentru situații în care ai nevoie să documentezi încasarea/plata. Este o unealtă de conveniență: cerințele pot varia în funcție de tipul entității, metoda de plată și practica contabilă, deci ține fluxul aliniat cu contabilul.

Pentru cine este

• Contractori care au nevoie de confirmări de încasare.
• Oricine are nevoie de documente rapide pentru evidență internă.
• Oricine are nevoie de un document de „confirmare plată” care face legătura cu o factură/contract.

Cum îl folosești

1. Completezi emitent și client.
2. Adaugi o poziție care descrie ce încasezi.
3. Printezi/salvezi ca PDF.

Când e utilă chitanța (și când de obicei nu e)

În multe situații B2B, transferul bancar creează deja o urmă de plată (extras + referință factură). În alte situații (cash sau anumite fluxuri), chitanța e cerută sau așteptată.

Cazuri tipice:

• plăți cash care au nevoie de trasabilitate
• evidență pentru avansuri/plăți parțiale
• arhivare internă când financiarul vrea o chitanță legată clar de o factură

Ce să incluzi ca să fie greu de contestat ulterior

Chiar și pentru o chitanță simplă, include:

• număr/referință chitanță și data
• plătitor și încasator (client și emitent)
• sumă, monedă și metoda de plată (cash/bancă/altceva)
• la ce se referă: număr/data factură, contract, milestone, perioada serviciilor

Dacă trimiți chitanța pe email, pune și referința facturii în subiectul emailului (mic detaliu, mare economie de timp mai târziu).

Checklist practic (înainte să o trimiți)

• Chitanța face referire clară la factura/contractul pe care îl achită?
• Numele plătitorului corespunde cu cel de pe factură (aceeași entitate legală)?
• Suma este exact suma încasată (mai ales la plăți parțiale)?
• Metoda de plată este corectă (cash vs transfer bancar)?
• Poate cineva înțelege documentul peste 6 luni fără explicații suplimentare?

Bune practici pentru contractori

Ține chitanțele lângă facturi

La arhivare, păstrează împreună:

• factura (sau proforma)
• chitanța (dacă e cazul)
• dovada plății (confirmare bancă sau evidență cash) în același folder. Simplifică enorm relația cu contabilul și orice verificări ulterioare.

Plăți parțiale: fii explicit

Dacă un client plătește în două tranșe, emite chitanțe care menționează clar (în descriere/note) că sunt plăți parțiale și fac referire la același număr de factură.

Nu folosi chitanța ca să „ceri” plata

Dacă ai nevoie de un document pentru inițiere de plată, folosește proformă sau factură:

• Proformă: model rapid
• Factură: model rapid Chitanța confirmă încasarea nu o solicită.

Exemple

Exemplul 1: confirmare plată

Chitanță care face referire la factură (număr/datǎ).

Exemplul 2: avans

Documentezi un avans care va fi regularizat pe factura finală.

Exemplul 3: audit trail

Păstrezi numerotarea coerentă și atașezi chitanțele lângă facturi.

Cazuri limită & capcane

• Cerințele pentru chitanțe pot varia în funcție de situație.
• Asigură-te că faci referire la factură/contract când e cazul.
• Nu confunda chitanța cu factura: chitanța confirmă plata; factura cere plata.
• La plăți parțiale, menționează clar „plată parțială” și păstrează contextul soldului în evidența ta internă.

Întrebări frecvente

E obligatorie chitanța mereu?

Nu neapărat; depinde de metoda de plată și tipul entității. Întreabă contabilul.

Pot emite chitanță pentru transfer bancar?

Uneori nu e necesar, dar unii clienți o cer pentru procese interne. Dacă emiți, fă referire la data/referința transferului și la numărul facturii.

Înlocuiește chitanța factura?

Nu. Factura/proforma descrie tranzacția; chitanța confirmă încasarea. În multe fluxuri ai nevoie de ambele (sau cel puțin factură + dovadă bancă).

E bine să am o serie de numerotare?

Da. O numerotare consecventă ajută la organizare și la audit. Păstrează chitanțele lângă facturi/contracte.

Ce citesc mai departe?

Vezi Factură vs proformă vs chitanță: când folosești fiecare.

Surse

• ANAF: https://www.anaf.ro/

Următorii pași (IT Jobs List)

Pentru documente (factură/proformă/chitanță), consistența bate “perfecțiunea”: numerotare, date corecte și câmpuri complete.

Unelte conexe

Ghiduri conexe

• Factură vs proformă vs chitanță: când folosești fiecare

Recomandare rapidă

• Salvează ipotezele (cote, pauze, praguri) ca să poți reproduce rezultatul.
• Dacă folosești rezultatul într-o factură/ofertă, include și o explicație scurtă (ce include și ce NU include).

Checklist practic (IT Jobs List)

• Verifică câmpurile obligatorii (date firmă, client, număr, dată, descriere, sume).
• Dacă ești plătitor de TVA, include baza + TVA + total și cota TVA.
• Păstrează o numerotare consecventă și o descriere clară pentru fiecare linie.