Dacă facturezi ca PFA în România, ai nevoie de un sistem de planificare. Nu pentru că “nu se poate calcula”, ci pentru că:
- taxele se plătesc la anumite termene, iar cashflow-ul tău depinde de când încasezi facturile
- pragurile și regulile se pot schimba de la un an la altul
- Declarația Unică cere organizare (nu “în ultima săptămână”)
Acesta este un overview practic ca să știi ce să estimezi, ce să urmărești lunar și ce să întrebi contabilul. Nu este consultanță fiscală și nu înlocuiește contabilul în cazuri speciale.
TL;DR
- Separă venitul de business de “bani de cheltuit”. Construiește un tax buffer.
- Urmărește venitul și cheltuielile deductibile lunar; actualizează proiecțiile când se schimbă venitul.
- Rulează minim două scenarii: conservator vs optimist.
- Folosește calculatoare versionate pe an fiscal (contează anul).
Pentru cine este
- Contractori IT care facturează ca PFA și vor să evite “surprizele” la taxe.
- Oameni care trec din CIM în B2B și vor să înțeleagă cashflow-ul.
- Cei care încă aleg între PFA și SRL:
- vezi PFA vs SRL (2026)
Cele 3 piese care îți mișcă bugetul
1) Venit facturat vs venit încasat
O greșeală frecventă: planifici taxele pe facturi emise, dar clientul plătește Net 30/60.
Obicei bun:
- urmărești separat “facturat” și “încasat”
- păstrezi buffer ca să nu te împrumuți dacă plata întârzie
2) Cheltuieli deductibile
Baza impozabilă depinde de:
- ce cheltuieli sunt deductibile în regimul tău
- cât de bine le documentezi (facturi, bonuri, justificare)
Nu trata cheltuielile ca “un singur număr”. Pune categorii (contabilitate, software, echipamente, travel, training) ca să îți poți valida singur ipotezele.
3) Contribuții și praguri (specifice anului)
În România, taxarea PFA poate include mai multe componente (impozit și contribuții), iar unele praguri pot diferi în funcție de anul fiscal.
De asta contează paginile versionate: sfatul de “anul trecut” poate fi greșit pentru anul curent. Pentru planificarea din 2026, pragurile folosesc salariul minim curent de 4.050 RON până la publicarea unei actualizări oficiale.
Ce urmărești lunar (minim “dashboard”)
Fă un spreadsheet simplu (sau folosește un tool de contabilitate) și urmărește:
- venit facturat (RON și EUR/USD dacă e cazul)
- venit încasat
- cheltuieli (categorie + document)
- tax buffer (cât ai pus deoparte)
ContApp pentru contabilitate (PFA/SRL)
Pentru facturi + evidență + organizare: îți simplifică partea administrativă, ca să rămâi cu timp pentru lucru.
- Ușor de folosit pentru facturare și evidență curentă.
- Bun când vrei un workflow mai curat (nu doar “împrăștiat” în fișiere).
- În loc să pierzi ore în admin, îți păstrezi focusul pe proiecte.
Link afiliat (ne poate aduce un comision fără costuri extra pentru tine).
Regulă de bun simț: pune tax buffer-ul imediat când încasezi, nu “când vine termenul”.
Mindset-ul corect (de ce apar surprize)
Contractorii cheltuie prea mult când tratează venitul ca net.
Rutina simplă:
- cont separat de “tax buffer”
- transfer lunar: X% din încasări
- actualizezi proiecțiile când se schimbă venitul (dacă crești tariful, nu înseamnă că “ai mai mulți bani”, înseamnă că trebuie să recalculezi)
Cum estimezi practic (workflow)
Pasul 1: setează scenariile
Rulează două scenarii:
- conservator (inclusiv downtime)
- optimist (an bun)
Pentru fiecare:
- venit anual
- cheltuieli deductibile anuale
- baza estimată
Pasul 2: rulează calculatoarele (prima aproximație)
Ca primă aproximație, pornește cu calculatorul de taxe PFA (2026), apoi verifică scenariul și în calculatorul pentru Declarația Unică (2026).
Scopul nu este “ultimul leu”. Scopul este sensibilitatea:
- cât se schimbă netul dacă ai cheltuieli mai mari?
- ce se întâmplă când treci un prag?
Pasul 3: validează cu contabilul (întrebări țintite)
În loc de “cum funcționează taxele?”, întreabă:
- “La profilul meu de venit/cheltuieli, ce ipoteze să folosesc?”
- “Ce cheltuieli sunt ok pentru activitatea mea și ce cheltuieli sunt riscante?”
- “Cum documentez corect facturile în valută și conversiile?”
Declarația Unică (high level)
Declarația Unică este un proces anual de declarare pentru anumite obligații ale persoanelor fizice (inclusiv multe situații de PFA).
Ce contează pentru planificare:
- păstrezi documentele pe parcursul anului
- termenele și cerințele se pot schimba, deci verifici surse oficiale pentru anul tău
- declarația trebuie să fie coerentă cu evidența contabilă
La situații complexe (mai multe surse de venit, deduceri mari, schimbări de regim), lucrează cu un contabil.
Greșeli frecvente (IT contractor edition)
- tratezi tot venitul ca “bani de cheltuit” (fără buffer)
- subestimezi downtime-ul (nu facturezi 12 luni/an)
- amesteci cheltuieli personale cu business (documentare grea)
- nu documentezi cheltuieli (pierzi deduceri)
- folosești reguli neversionate (outdated)
Întrebări frecvente
Ce procent pun în tax buffer?
Depinde de venitul tău și de regimul fiscal aplicabil. Ca obicei, e mai bine să pui “prea mult” și să rămâi cu surplus decât să pui prea puțin și să ai stres la termen. Ajustezi după ce rulezi calculatorul și după ce confirmi cu contabilul.
Pot să mă descurc fără contabil?
Unii se descurcă, dar în practică un contabil bun îți economisește timp și reduce riscul de greșeli (mai ales când ai facturi în valută, cheltuieli deductibile și schimbări de reguli). Măcar la început, recomandarea realistă este să validezi setup-ul cu un profesionist.
Cum știu dacă TVA devine relevant pentru mine?
Dacă veniturile și tipul de clienți te împing spre înregistrare/TVA, tratează subiectul separat și discută cu contabilul. Ca ghid practic, vezi TVA pentru contractori IT în România (2026).
Următorii pași
După ce ai rulat calculele, completează imaginea cu trei bucăți care se leagă între ele: PFA vs SRL (2026), TVA pentru contractori IT (2026) și Tarif orar freelancer: formulă + downtime. Împreună îți dau o estimare realistă, nu doar „cât e procentul”.
