TVA pentru contractori IT în România (2025): ce să urmărești

Discuțiile despre TVA devin neplăcute atunci când se amestecă 3 lucruri:

• net (fără TVA)
• total / cu TVA (net + TVA)
• dacă TVA este inclus sau se adaugă separat

Ghidul de mai jos este orientat pe practică: să reducem greșelile din oferte, facturi și negocieri (în special la contractori IT). Nu este consultanță fiscală; pentru decizii cu impact sau cazuri atipice, confirmă cu contabilul.

TL;DR (de salvat în Notion)

• Clarifică în scris: „preț cu TVA” sau „preț fără TVA”.
• TVA: calcul rapid (2025) Extrage TVA (2025) Adaugă TVA (2025).
• „Extrage TVA” nu înseamnă total × 19% (se împarte la 1 + cotă).
• Decide o regulă de rotunjire (pe linie vs pe total) ca să eviți diferențe de câțiva bani.
• Nu presupune cota și nici faptul că ești plătitor de TVA; verifică statutul și situația ta.

Mini-glosar (ca să vorbești aceeași limbă cu clientul)

• Net / fără TVA: suma de bază, înainte de TVA.
• Total / cu TVA: suma finală (net + TVA).
• Extrage TVA: pornești de la total și obții net + TVA.
• Adaugă TVA: pornești de la net și obții TVA + total.

Adaugă TVA vs extrage TVA

Două operațiuni tipice:

• Adaugă TVA: bază → total cu TVA
• Extrage TVA: total cu TVA → bază + TVA

În practică, ambele apar des:

• Clientul îți dă un buget „cu TVA inclus” → tu trebuie să extragi TVA ca să știi baza reală.
• Tu ofertezi „fără TVA” → tu trebuie să adaugi TVA ca să arăți totalul de facturat.

Propoziția pe care trebuie să o clarifici

Întrebarea care previne majoritatea problemelor este:

„Suma este cu TVA sau fără TVA?”

Altfel poți:

• să sub-evaluezi cu 19% (sau cu o cotă greșită)
• să creezi surprize în facturare
• să pierzi încredere (sau o negociere) pe un detaliu de formulare

Formulări care reduc riscul (șabloane)

Poți folosi formulări scurte, clare:

• „Preț: 10.000 RON + TVA (dacă se aplică).”
• „Preț: 11.900 RON cu TVA inclus.”
• „Tarif: X RON/oră, fără TVA. TVA se adaugă pe factură conform statutului fiscal.”
• „Tarif: X EUR/oră net. TVA (dacă se aplică) se adaugă separat.”

În practică, o singură propoziție clară te poate salva de negocieri inutile sau de pierderi de 19%.

Exemple lucrate (ca să nu pierzi bani din greșeală)

Scenariul 1: clientul îți spune „buget 1.190 RON cu TVA inclus”

Întrebarea corectă: „Ok, confirm că 1.190 RON este total cu TVA inclus?”

Apoi folosești Extrage TVA (2025):

• Total: 1.190 RON
• Cotă: 19%
• Rezultat: bază ≈ 1.000 RON, TVA ≈ 190 RON

De ce contează: dacă ai trata 1.190 ca „fără TVA”, ai prezenta un preț greșit. Dacă ai trata 1.190 ca „net”, ai ajunge la 1.416,10 total și e posibil să pierzi bugetul.

Scenariul 2: tu ofertezi „10.000 RON fără TVA”

Folosești Adaugă TVA (2025):

• Net: 10.000 RON
• TVA 19%: 1.900 RON
• Total: 11.900 RON

Truc practic: scrie explicit în ofertă ambele valori (net și total) ca să nu existe surprize la factură.

Scenariul 3: discount și TVA (unde apar greșeli)

Decide întâi: discountul se aplică la net sau la total?

• Dacă discountul e la net: scazi din net, apoi recalculezi TVA.
• Dacă discountul e la total: scazi din total, apoi extragi TVA ca să vezi baza reală.

Nu e „matematică grea”, dar e o greșeală frecventă când o ofertă se negociază pe total, iar factura se construiește pe net.

Rotunjiri și facturi (diferențe de câțiva bani care sperie contabilii)

La facturi cu mai multe linii, rotunjirea poate diferi între:

• rotunjire TVA per linie
• rotunjire TVA la total

Dacă vezi diferențe mici, verifică setările sau metoda de rotunjire.

Recomandare practică:

• Dacă folosești un soft de facturare, lasă-l să aplice rotunjirea consistent.
• Dacă lucrezi manual, alege o regulă și păstreaz-o (mai ales când clientul importă factura în ERP).

Checklist înainte să trimiți o ofertă/factură

• Prețul este notat clar: „cu TVA” sau „fără TVA”.
• Moneda este clară (RON/EUR) și nu amesteci valute în același total.
• Cota TVA folosită este cea corectă pentru cazul tău.
• Rotunjirea este consistentă (per linie vs total).
• Dacă folosești e-Factura ai verificat XML-ul în Validare XML e-Factura.

Întrebări frecvente

TVA se aplică mereu?

Nu. Depinde de statutul tău fiscal și de natura tranzacției. Dacă nu ești sigur, confirmă cu contabilul și cu clientul ce așteaptă.

Care e cea mai comună greșeală la contractori?

Să trateze un preț „cu TVA inclus” ca fiind „fără TVA” (sau invers) și să piardă bani sau încredere.

Ce unealtă folosesc: overview, adaugă sau extrage?

• Overview când vrei să vezi ambele operații rapid.
• Extrage când ai total cu TVA inclus.
• Adaugă când ai net și vrei totalul.

Cum leg TVA de PFA vs SRL?

TVA e un subiect separat de forma juridică, dar influențează cashflow-ul și modul în care comunici prețul. Vezi și PFA vs SRL (2025).

Următorii pași

Ca să legi TVA de lucru zilnic (nu doar de teorie), vezi Factură vs proformă vs chitanță și RO e-Factura: ghid practic.

Surse (cadrul oficial)

• ANAF: https://www.anaf.ro/
• Portal legislație: https://legislatie.just.ro/