Generator Proformă

TL;DR

Generezi o proformă pe care o trimiți înainte de factura fiscală. Este un document „ca o factură”, folosit pentru aprobare și inițiere de plată, ca să vă aliniați pe scope, preț, monedă și TVA înainte de pasul de facturare oficială.

Pentru cine este

• Contractori care trimit o ofertă în format „ca o factură”, dar fără a fi factură fiscală.
• Oricine are nevoie de un PDF curat pentru aprobare la client.
• Echipe care au nevoie de documente pentru achiziții/PO/buget înainte de factura fiscală.

Cum îl folosești

1. Completezi emitent și client.
2. Adaugi poziții și prețuri.
3. Printezi/salvezi ca PDF.

Ce este proforma (în practică)

Proforma se folosește frecvent ca:

• document pentru departamentul de financiar/achiziții al clientului
• „înghețare” a condițiilor comerciale (ce se cumpără, cât costă, TVA/monedă) înainte de livrare

De multe ori e cerută când clientul are nevoie de:

• un PDF tip „factură” ca să deschidă PO (purchase order)
• un document ca să inițieze plata unui avans
• un artefact de aprobare înainte de emiterea facturii fiscale

Proformă vs deviz vs factură (regulă rapidă)

• Deviz / ofertă: bun pentru clarificarea scope-ului (inclus/exclus, presupuneri, termeni).
• Proformă: bună pentru inițiere de plată și aprobare „invoice-like”.
• Factură: documentul prin care facturezi efectiv (și intră în fluxul contabil).

Dacă un client spune „trimite factura ca să plătim”, întreabă o singură clarificare: vrea proformă sau factură fiscală?

Ce să incluzi ca să fie utilă financiarului

Chiar dacă unealta e simplă, o proformă bună include de obicei:

• date complete emitent + client (denumiri legale)
• data documentului și un număr/referință de proformă
• linii cu descriere, cantitate, preț unitar, totaluri
• moneda și tratamentul TVA („+ TVA” vs „TVA inclus”)
• detalii de plată și termeni (unde se plătește, scadență)

Fluxuri uzuale pentru contractori

Retainer lunar

Trimiți proforma pentru luna următoare ca să fie aprobat bugetul, apoi emiți factura fiscală conform acordului.

Milestone-uri

Trimiți proforme pe milestone ca să fie aprobate/plătite pe faze.

Avans

Trimiți proforma pentru avans, apoi regularizezi pe factura finală după livrare.

Exemple

Exemplul 1: aprobare pentru un retainer lunar

Trimiți proforma pentru luna următoare ca să fie aprobat bugetul.

Exemplul 2: proiect pe milestone-uri

Faci proforme pe milestone, facturezi fiscal după acceptanță.

Exemplul 3: claritate pe monedă

Setezi moneda explicit și o păstrezi și la factura fiscală.

Cazuri limită & capcane

• Proforma nu este factură fiscală; confirmă ce cere clientul.
• Ține numerotarea și datele coerente cu procesul tău.
• TVA-ul trebuie să reflecte statutul tău fiscal și acordul cu clientul.
• Evită ambiguitatea: „10.000 all-in” nu e același lucru cu „10.000 + TVA”.

Întrebări frecvente

Când folosesc proforma vs factură?

Proforma înainte de livrare/aprobare; factura când facturezi efectiv.

Pun TVA pe proformă?

Dacă factura finală va avea TVA, e de obicei mai clar să afișezi TVA pe proformă. Dacă nu ești plătitor de TVA, nu adăuga TVA.

Am nevoie de o serie separată pentru proforme?

Mulți contractori țin proformele într-o serie separată ca să nu le confunde cu facturile fiscale. Important este să ai un proces consecvent.

Ce citesc mai departe?

Vezi Factură vs proformă vs chitanță: când folosești fiecare.

Surse

• ANAF: https://www.anaf.ro/

Următorii pași (IT Jobs List)

Pentru documente (factură/proformă/chitanță), consistența bate “perfecțiunea”: numerotare, date corecte și câmpuri complete.

Unelte conexe

Ghiduri conexe

• Factură vs proformă vs chitanță: când folosești fiecare

Recomandare rapidă

• Salvează ipotezele (cote, pauze, praguri) ca să poți reproduce rezultatul.
• Dacă folosești rezultatul într-o factură/ofertă, include și o explicație scurtă (ce include și ce NU include).

Checklist practic (IT Jobs List)

• Verifică câmpurile obligatorii (date firmă, client, număr, dată, descriere, sume).
• Dacă ești plătitor de TVA, include baza + TVA + total și cota TVA.
• Păstrează o numerotare consecventă și o descriere clară pentru fiecare linie.